ИНТЕГРАТОР СИСТЕМ ЗАЩИТЫ И БЕзопасности
Ru

Ведение товарного справочника - дело непростое и требующее порядка. Поэтому, передоверив его компьютеру, ритейлер выигрывает и в точности, и в скорости данного процесса, в котором недостаточная концентрация внимания может привести к неприятным последствиям. О том, как сделать управление базой данных ассортимента эффективным, мы расскажем в этой статье.

Штрихкод и название
В первую очередь при автоматизации управления ассортиментом необходимо формализовать и унифицировать подходы к идентификации товаров. В настоящее время товар идентифицируется прежде всего по штрихкоду, а значит, специалисты по автоматизации обязаны использовать международные стандарты и правила штрихкодирования товара и уметь работать с инструментальными средствами распознавания штрихкодов. Кроме того, иногда необходимо предоставлять информацию о движении товарных потоков внешним потребителям в определенном стандарте. Начинать следует с названия товара. «Название является самым ярким и запоминающимся отличительным признаком товара, элементы названия могут быть признаком группировки, сортировки товара. И, конечно, название должно создаваться по определенному правилу, — рассказывает ведущий аналитик компании «Сервис Плюс» Александр Антонов, — Так можно избежать многочисленных ошибок, которые приводят к пересортице и «захламлению» справочника товаров, когда, например, один и тот же товар вводится в систему дважды: один раз как «масло Смоленское» и второй раз как «Смоленское масло». Структура названия должна быть сформирована по каждой товарной группе, должен быть определен порядок доступа к элементам этой структуры. Это наглядно видно из примера по управлению структурой названия винной группы».
Такие шаблоны названий создаются заранее и используются при внесении новых товарных позиций. Возможность их создания и использования является задачей системы автоматизации, которая не должна позволять пользователям нарушать правила формирования названий. Применение шаблонов названий позволяет систематизировать товарный список и исключить дублирование товарных позиций.
Вместе с тем название товара может и отличаться от шаблона. Например, один поставщик называет его так, а другой — иначе. Следовательно, проще иметь ассоциированные с поставщиком или иным субъектом или объектом названия товара, чтобы избежать путаницы. Это значит, что система автоматизации кроме основного названия должна поддерживать еще множество ассоциированных и дополнительных названий.

Не числом, а умением
В некоторых товарных справочниках торговых сетей насчитывается более 600 тыс. наименований товаров, и это можно считать некоторой аномалией, связанной с системой учета в конкретной организации. Для удобной системы учета товарный справочник должен насчитывать не более 100 — 150 тыс. наименований. Но управлять вручную даже таким справочником очень сложно. Прежде всего пользователям системы требуются отчеты, например анализ, который позволит выявить хорошо продаваемую номенклатуру и вывести из ассортимента плохо продающуюся, которую требуется заменить. В системах автоматизации планирование товарных запасов осуществляется с помощью технологии автоматического заказа товара. Эта система анализирует продажи товаров, а затем по определенному алгоритму планирует и предсказывает спрос на будущие периоды, чтобы, с одной стороны, не произошло затоваривания запасов, а с другой — не возник дефицит. Разумеется, ни одна программа не подскажет торговцу, когда закупить новый вид одежды или новую категорию соков. Эти вопросы должен решать категорийный менеджер, а задача системы управления — просто обрисовать менеджеру плюсы и минусы выбираемых вариантов.
Нельзя забывать и о ценовой политике. При правильно составленном справочнике гораздо легче проводить автоматическую наценку на товары, мероприятия по корректировке наценки, аудит цен. Следует также помнить, что управление ассортиментом — это и сам по себе мерчандайзинг. В небольших сетях нет высокой потребности в покупке западных специализированных программных продуктов по управлению мерчан-дайзингом. Они требуют перевода, локализации, да к тому же и дороги. Используемая на предприятии торговая система может проанализировать, при какой раскладке товара он лучше продается, показать это категорийному менеджеру, который на основании этого сможет сделать выводы о закупке товара и о том, как его наиболее выгодно разместить на полках. Что касается ассортимента в торговой сети, начинать нужно с управления его структурой, т.е. с правил наличия на полках магазинов установленного ассортимента товаров в нужных ценовых категориях. Информационная система должна учитывать многие факторы -например, формат магазинов или региональные особенности ассортимента. Механизм автоматизации управления ассортиментом объясняет директор по продажам в СНГ компании Aldata Solution Георгий Оганджанов: «После того, как мы определили правила наличия ассортимента на полках, необходимо обеспечить возможность поставок нужных товаров в магазины. Для заказа товара информационная система должна содержать базовые данные о товарах, наличии для них активного поставщика, согласованных закупочных ценах, о графиках поставок, минимальном объеме заказа и т.п. Развитые информационные системы дают возможность использовать автопредложение заказа на основе накопленной статистики продаж, с учетом ряда влияющих на спрос факторов. Это важно в том числе и для управления ассортиментом, например при вводе в рамках утвержденной структуры ассортимента новых товарных позиций: вероятность незаказа такой позиции магазином исключена, так как она будет заказана автоматически, без способного дать сбой «человеческого фактора». Когда правила заданы и обеспечена возможность их выполнения, остаются вопросы контроля за соблюдением утвержденной структуры ассортимента и ее эффективности. Иначе говоря, в системе нужна отчетность, которая покажет, соблюдается ли структура ассортимента, насколько она эффективно работает: все ли положенные позиции присутствуют на полках, не заказываются ли лишние позиции, соответствуют ли объемы продаж занимаемому полочному пространству и т.п.

Группируя товары
Идеальное программное обеспечение должно позволять любому клиенту адаптировать товарный справочник под себя.
Часто в продовольственной торговле товарный классификатор разбит на 3 большие группы: это food, non-food и специальные товары (например, товар-услуга доставки покупателю), затем эти группы распадаются на множество мелких. Возможны (и встречаются на практике) классификаторы, построенные по другому принципу, когда товары разбиваются на группы по форматам магазинов, что эффективно в том случае, если компания управляет двумя совершенно разными форматами. В непродовольственных сетях архитектура товарных справочников выглядит сложнее.


«Если для структурирования товарного справочника продуктов, стройматериалов, бытовой техники достаточно использования простого древовидного классификатора номенклатуры, то товарный справочник одежды и обуви в силу своей специфики требует иного подхода к своему структурированию, - рассказывает начальник технологического отдела департамента комплексной автоматизации Компании СМ ТРЭЙД Алексей Кипарисов. — Здесь основной единицей управленческого учета является модель, для которой характерно наличие нескольких существенных признаков, например коллекция, год выпуска, материал изделия и т.п. Возникает необходимость относить модель одновременно к нескольким группам товарного классификатора, что невозможно осуществить, используя простой древовидный классификатор. В пределах модели задается ряд изменяемых атрибутов, таких как размер, рост, цвет и т.п., которые характеризуют конкретную номенклатурную единицу, но при этом имеют одинаковый набор характерных для данной модели признаков. При таком подходе в интерфейсе системы управления розничной торговлей товарный справочник отображается линейно, так как его классическое древовидное отображение становится невозможным без значительного усложнения интерфейса системы. Управление как товарным классификатором в целом, так и разными группами товаров по решению ритейлера может осуществляться как централизованно,так и децентрализованно. Например, молочные продукты известного бренда могут распределяться по магазинам централизованно, а хлебом (если это не раскрученный бренд) удобнее управлять децентрализованно. Поскольку в каждом городе и районе есть собственный поставщик — хлебокомбинат, то и централизованного управления с помощью товарного справочника хлебом в данном случае быть не может.

Как внести товар
Заведение новой карточки товара или внесение в карточку изменений требует тщательного контроля и строгого администрирования, поскольку управление количеством актуальных позиций является одним из важнейших моментов управления ассортиментом. Для каждого формата магазина существует свое оптимальное количество таких позиций. Если ассортимент неоправданно расширяется или подвергается частой ротации, то следствием этого станет потеря управляемости запасами, повышенные трудозатраты, недостоверная аналитика. Поэтому введение в ассортимент новой товарной позиции должно быть строго формализовано и экономически обосновано. Размер торговых площадей, возможности складов и нередко холодильного оборудования ограничивают количество позиций. Следовательно, необходимо определить оптимальное число товарных позиций по каждой группе классификатора и стараться придерживаться данной границы. Вводя в ассортимент группы классификатора новые товары, нужно стараться убирать из нее примерно такое же количество коммерчески невыгодных «старых» товаров. Это может происходить не сразу, а по истечении определенного времени, пока наберется статистика и можно будет сравнить популярность «старых» и новых товаров.
Карточка товара заводится после заведения карточки поставщика, затем организуется разрешительный порядок заведения новой товарной позиции. Круг лиц, имеющих доступ к функционалу создания карточек товара, должен быть строго ограничен. Создание новой товарной позиции инициируется сотрудником отдела закупки, заключающим договор с поставщиком. Затем предложение закупщика утверждается его начальником (начальником отдела или коммерческим директором). Будет целесообразно, если закупщик проведет как можно более полное исследование экономической эффективности внесения в ассортимент новой позиции от определенного поставщика. Данные исследования должны быть зафиксированы на бумаге, архивированы и сохраняться определенное время. Полезно разработать специальную форму документа, содержащего справку о товаре. Сопоставление прогнозов, приведенных в этих документах, с реальным положением дел позволит эффективнее управлять ассортиментом и контролировать работу закупщиков, каждый из которых должен быть мотивирован на эффективную закупку товаров, а не на личные вознаграждения от поставщиков. Поскольку на большом предприятии коммерческий директор не в состоянии вести тотальный контроль за работой закупщиков, используется выборочный контроль. Система автоматизации должна поддерживать данную технологию в разрезе поведенческих линий и прав доступа, последовательности действий и защиты от ошибок.

Чего еще желать от системы
Товарный справочник, безусловно, должен быть адаптирован для разных сегментов рынка. Очевидно, что хорошая система предоставляет возможность создания произвольного товарного справочника, который клиент сам наполняет группами, поскольку группы у обувной компании, например, будут совершенно другие, чем в сети, которая торгует одеждой или продовольствием.
Например, в чем отличие товарного справочника обувной компании и розничной сети одежды? В обувной компании этот справочник будет классифицирован в первую очередь по женской и мужской обуви, а в одежде он может быть разбит на спортивную одежду, деловые костюмы, нижнее белье и т.д. Вместе с тем даже у двух обувных компаний классификаторы могут быть построены совершенно по-разному, поскольку для каждой компании естественно управлять классификатором удобным для нее способом. Сегодня система прикрепления картинки товара к его описанию — такой же хороший тон, как в мобильном телефоне возможность привязать к каждому контакту фотографию и мелодию. Удобно, когда есть возможность привязать к товару его характеристики. Например, модели фотоаппаратов могут быть снабжены указанием количества мегапикселей, а стиральных машин — скорости отжима. Еще удобнее, если система позволяет привязать к товару больше одного признака. Также неплохо, когда существует возможность записать комментарии, пометки к каждому товару. Наконец, совсем замечательно, если система будет обладать модулем мерчандайзинга с графическим редактором, позволяющим рисовать пла-нограмму зала и планировать размещение товара на стеллажах. Итак, наиболее удобной следует считать ту систему, в которой классификатор может быть модифицирован торговцем, так как это удобно именно ему. Еще лучше, когда есть возможность не делать это с нуля, а, взяв заложенный в предлагаемом программном обеспечении опыт кого-либо из хороших ведущих ритейлеров, адаптировать его под свои нужды. Как мы видим, автоматизация управления ассортиментом — дело совсем не простое, а требующее одновременно и скрупулезности, и творческого подхода. Однако правильный выбор программного обеспечения в сочетании с верным подходом к его использованию непременно принесет отличный результат.

ВАДИМ ПОПОВ

Журнал «Точка продаж»

← Назад к списку публикаций