ИНТЕГРАТОР СИСТЕМ ЗАЩИТЫ И БЕзопасности
Ru

Автор Светлана Куркова

Как только у компании открывается больше трех модных магазинов, работать без автоматизированного учета становится невозможно: издержки возрастают, владелец рискует потерять управление продажами и ассортиментом и утратить контроль над персоналом.

Как показывает практика, в этом случае автоматизация за счет нетиповых программных продуктов — слишком громоздкое и не всегда эффективное решение. Сейчас софтверные фирмы предлагают на рынке специализированные ГТ-инструменты — как раз для тех, кто торгует товарами сегмента fashion.
Поначалу в России не слишком-то четко представляли себе, что такое магазин для богатых. Бутик не воспринимали как отдельный — и весьма специфичный — формат розничной торговли: красивым французским словом могли назвать практически любой небольшой специализированный магазин с хорошим интерьером, вежливыми продавцами и одеждой, предлагаемой по ценам, значительно превышающим те, что были на рынках и в универсамах. Но через несколько лет все стало на свои места: дифференциация рынка fashion на ценовые сегменты, по мнению специалистов, завершена. Так что, можно сказать, бутики в их традиционном понятии (магазин, обслуживающий состоятельных покупателей и работающий с элитными марками) в Россию привезли прямиком из Европы. Более демократичные модные магазины, ориентированные на среднего покупателя и масс-маркет, в свое время «выросли» из вещевых рынков. О форматах, конечно, можно спорить долго, но, так или иначе, всего несколько лет назад владельцы большинства салонов и магазинчиков fashion и не думали всерьез об автоматизации торговых процессов. Однако сегодня рынок кардинально изменился: всех потянули за собой сетевые компании, которые выросли в серьезных игроков, владеющих не только множеством розничных точек, но зачастую и собственными складами, а иногда и производством. Расширение числа розничных точек, возрастание товарооборота и дыхание конкурентов за спиной — развитие бизнеса неизбежно вело ритейлеров к принятию решения повысить управление, оптимизировать бизнес-процессов, ввести более эффективный учет товаров, ускорить и — что важно — упростить работу с покупателями.
Одна из первостепенных задач каждого бутика или модного магазина - уменьшение времени оформления покупки, особенно в пик сезона или период распродаж. Понадобятся полнофункциональный POS-терминал и специализированное программное обеспечение для фронт-офиса.

Своя специфика

Программное обеспечение для бутика должно поддерживать более детальный, чем в магазинах масс-маркета, товарный учет. В условиях растущей конкуренции элитному магазину одежды уже недостаточно иметь в своем распоряжении систему, позволяющую учитывать товарные потоки и корректно работающую с торговым оборудованием. «На этапе прихода на рынок многие модные магазины рассматривают возможность установки программного продукта своих западных партнеров, а некоторые и устанавливают его.
Но специфика российского бизнеса толкает ритейлеров на поиски отечественных систем. Прежде чем установить программный продукт, они обращаются к клиентам выбранной компании и собирают отзывы о системе автоматизации, узнавая, насколько она удобна, действительно ли проста и эффективна», — говорит Любовь Рыбакова, генеральный директор компании Borlas Retail. У торговли модной одеждой и обувью есть целый ряд особенностей, касающихся организации продаж, управления ассортиментом, логистикой и ведения учета. Как правило, бутик представляет собой магазин с небольшим торговым залом площадью от 100 до 400 кв. метров, где представлено 500 — 5 тыс. наименований одной или нескольких взаимосвязанных товарных групп. Практически каждый товар, предлагаемый покупателю, индивидуален: продавцу приходится работать с каждым клиентом в отдельности. Бутику требуется более детальный товарный учет, причем учетная запись каждой единицы товара должна содержать информацию о размере, цвете, коллекции, производителе и др. Если магазин работает с несколькими брендами, вводится жесткая иерархия товаров в зависимости от поставщика. С одной стороны, детальный учет способствует правильному моделированию спроса, например, на следующий сезон, и позволяет управлять запасами, скажем, в нужный момент поднять цену на популярные расцветки и размеры и одновременно сделать скидку на неходовые товары. С другой — каждая единица товара с детальным описанием, введенная как отдельная учетная запись, может раздуть товарный справочник (базу данных) до таких размеров, что с ним станет тяжело работать и тем более хранить данные о продажах. Все это должна учитывать информационная система.
У бутиков нет массовых продаж, как в супермаркете. «Стандартная система автоматизации не учитывает специфику бутиковой торговли. Заказы для магазинов в формате fashion формируются иначе. Это не супермаркет, где, как правило, принимается товар с четко оговоренной ценой. Например, если черные, прямые, классические брюки хорошо продаются в этом сезоне, а в следующей коллекции будут такие же, но с какой-то деталью, например с вышивкой, то они будут залеживаться на складе. Подобные нюансы приходится указывать в документах и делать множество нестандартных отчетов для закупок», — отмечает Татьяна Залатцки, продакт-менеджер компании «СМ-Трэйд». Крайне важен так называемый партионный учет, когда программное обеспечение позволяет обрабатывать информацию о валовом доходе, который был получен от реализации конкретной поставленной партии, с поправками на изменение цен (предоставление скидок, проведение распродаж). Параллельный учет должен поддерживаться и аналитическим блоком программы: встроенный модуль OLAP-анализа дает возможность формировать динамические оперативные и аналитические отчеты в кратчайшие сроки, систематизировать текущую информацию о работе ритейле-ра, заранее просчитывая все заданные комбинации при прогнозировании спроса на следующий сезон.
Наконец, товар в бутике проходит более длительную предпродажную подготовку. Ведь даже если каждая вещь снабжена биркой со штрих-кодом в заводских условиях, магазину необходимо внести новые позиции в справочник, учитывая особые качества того или иного изделия.

Матрицы товаров

Одна из основных операций в магазине сегмента fashion — работа с коллекционным товаром, ведение номенклатурной статистики не только по определенным торговым маркам, но и по таким дополнительным атрибутам, как цвет, размер и рост и т.д. Использование справочника товаров с такими реквизитами сокращает объем справочника и позволяет получать детализированные отчеты, которые показывают, например, продажи или остатки товаров определенного размера или выбранного цвета. «Специфика управления магазинами сегмента fashion retail заключается в прогнозировании спроса на товар. В программном обеспечении могут быть реализованы и широко известные в мировой практике методы ABC- и XYZ-анализа, представляющие собой эффективный инструмент управления запасами товаров, — отмечает Алексей Чулков, руководитель отдела продаж компании «АСТОР ВЦ». — Торговая практика показывает, что около 70% прибыли магазин получает от продажи порядка 15% товаров, 20% прибыли — 20% товаров, а оставшуюся выручку дает основная масса товаров (около 60%). Цифры могут немного варьироваться, однако в целом закономерность сохраняется». В связи с этим товары, продаваемые в магазине, условно делят на классы А, В, С. Группа товаров А приносит наибольшую прибыль, группа С — наименьшую, а группа В дает средние показатели. Математико-статистический метод анализа ассортимента, или метод ABC-анализа, позволяет без затруднений разделить всю номенклатуру товаров на три группы, причем исходя из разных экономических показателей — оборота, прибыли или запасов, и далее вести с ними соответствующую продуманную работу. Так, классифицировав товары по группам, менеджер может принимать соответствующие управленческие решения: уделить больше внимания и контроля группе товаров А, немного подкорректировать структуру группы В, а с группой С работать по «остаточному» принципу, не беспокоясь за стабильность развития своего бизнеса. Метод анализа XYZ (вариация спроса) также широко применяется в сфере торговли и логистики, оказывая прямое влияние на представленную в магазине ассортиментную матрицу. При классификации товаров в этом случае к группе X относят те, которые характеризуются стабильной величиной потребления, Y объединяет товары, потребление которых подвержено определенным колебаниям и их покупку нельзя уже так точно спрогнозировать, товары группы Z отличаются значительной нерегулярностью потребления. Таким образом, приоритетной для развития торговли является первая из перечисленных групп товаров.
Совмещение двух указанных методов позволяет принимать более точные управленческие решения. Например, из вышесказанного очевидно, что товары, входящие в группу АХ имеют максимальную доходность и постоянство спроса. Эти товары всегда должны быть в наличии в магазине. Группа товаров CZ, соответственно, приносит минимальную прибыль и нерегулярно продается. Менеджер сразу видит, что товары из последней группы требуют подробного анализа и отдельного изучения, а значит, при использовании продукта легко параметризовать заказы товаров для каждого конкретного магазина, успешно управляя его ассортиментной политикой. Таким образом, наличие в информационной системе таких механизмов, как ABC- и XYZ-анализ, является конкурентным преимуществом розничного предприятия, так как данный механизм повышает эффективность управления ассортиментом, а значит, повышает эффективность всего бизнеса в целом.

Ассортимент

Если вы хотите опередить конкурентов, в вашем бутике должны быть задействованы все механизмы эффективного менеджмента. Во-первых, необходимо отслеживать продажи по каждому цвету и размеру. Это удобно для товароведа: не приходится на каждый размер и цвет заводить отдельную товарную карточку, а это существенно экономит время. Специалисту по закупкам желательно просматривать статистику продаваемости определенного размера или цвета для последующего заказа. «В старой программе был учет этих характеристик в совсем легкой форме. У вещей одной марки, но разного цвета и размера были одинаковые штрихкоды. Продавцам приходилось дописывать эту информацию, делать дополнительные таблицы. Теперь в штрихкоде будут учитываться все данные. Это один из козырей системы, — отмечает Александр Плюхин, технический директор сети магазинов Camel Active. — Магазину удобно использовать те же штрихкоды, что у поставщика. Если на этапе заказа товар был загружен в систему, то при поступлении он просто сканируется, программа распознает код. У байера не возникает проблем с учетом и оформлением накладных. За счет этого выигрывается большое количество времени, которого всегда не хватает в начале сезона. А основная работа делается на этапе предзаказа, когда наблюдается относительное затишье».
Кроме того, с помощью рассматриваемых технологий полностью контролируются недобросовестные продавцы и кассиры. Действительно, если штрихкодов на товарах нет, то можно легко переклеить ярлыки с ценой и заставить покупателя платить за товар больше. В случае автоматической идентификации штрихкодов подобное уже не проходит: интеллектуальный кассовый аппарат сам считывает информацию и выдает чеки с указанием стоимости каждой покупки, определенной руководством торговой точки. Работа происходит в режиме online — товар списывается со склада непосредственно после его продажи. И товаровед и продавец-консультант видят реальные остатки на складе, что существенно упрощает работу продавцов в том случае, когда клиент интересуется наличием определенного размера или цвета. Для сети магазинов важно точно знать, где находится каждая единица товара. Вспомните знаменитую сцену из кинофильма «Бриллиантовая рука», когда герой спрашивает у продавца: «А у вас есть такой же, но с перламутровыми пуговицами?». «Подобная ситуация типична для бутика, — говорит Александр Плюхин. — Раньше менеджер брал телефон и начинал созваниваться с каждым магазином сети, чтобы предоставить клиенту информацию, в какой точке находится нужный товар. Теперь требуется только подойти к монитору — система укажет адрес бутика, в котором присутствует интересующая вещь. Таким образом, магазин не теряет покупателей». Отчеты о лучших и худших продажах позволяют легко определить самые популярные и наименее покупаемые клиентами магазина товары. Исходя из данных, полученных с помощью этих отчетов, менеджеры могут легко сделать вывод о необходимости изменения ассортиментной и маркетинговой политики. Очевидно, что в каждом магазине необходимо иметь определенный список товаров, которые должны присутствовать в зале в определенный период, то есть так называемый «ассортиментный минимум». Отчет о стабильности ассортимента позволяет контролировать необходимый запас товаров на складе, отображая соответствующие показатели — как в абсолютном, так и в процентом выражении. Графическое отображение стабильности ассортимента за определенный временной интервал закладывает наглядную основу для корректировки и доработки маркетинговых программ и оптимизации работы с поставщиками товаров. Набор функций, заложенных в ПО, должен позволять его пользователям получать достаточно детализированную информацию, касающуюся оперативного учета в самых различных разрезах. «В случае когда в бутике продается товар разных брэндов, необходима отчетность, позволяющая проводить сравнение их эффективности и определять долю в общем обороте, для того, чтобы правильно провести бюджетирование закупки новой коллекции», — говорит Алексей Голяков, директор департамента развития «СМ-Трэйд».

«Скоропортящаяся» одежда

В бутики коллекция поступает к определенному сезону, в течение которого она и должна быть распродана. «Для информационной системы коллекция характеризуется наименованием, периодом действия и самим списком предметов одежды. В зависимости от периода действия коллекции или остатка товара осуществляется планирование рекламных акций и распродаж. Для коллекции возможно поэтапное снижение цены как на весь товар, так и на отдельные предметы одежды из коллекции», — отмечает Алексей Чулков. Цикл жизни товара сокращается, считает Алексей Голяков: «Если раньше байеры осуществляли закупки 2 раза в год, то теперь перешли на поставки раз в сезон. Сейчас наиболее активные компании меняют ассортимент раз в месяц. При этом управляющие требуют, чтобы при поступлении новой коллекции «старые» товары убирались из торгового зала. Поэтому необходимо, чтобы система четко работала, помогая просчитывать риски и управлять ценами на разных этапах продаж. Например, имеет смысл избавиться от плохо продаваемых товаров еще до начала массовых распродаж, когда даже небольшие скидки привлекательны для покупателя». Если какая-то модель не пользуется спросом, то можно объявить на нее скидку; если плохо продаются, скажем, модели больших размеров — объявить скидку на них. Алексей Голяков приводит своего рода классический пример. В первую неделю сезона была раскуплена партия футболок желтого цвета. Байер решил, что необходим дополнительный заказ, договорился с поставщиками, и в течение следующего месяца ему прислали еще 30 футболок, но ни одна не была продана. «Потому что в Fashion Retail нельзя делать прогнозы только на основании прошлых продаж. Изменилась мода или погода, был перерыв в несколько недель, и товар, который пользовался сумасшедшей популярностью, не продается. К тому же подобного товара в новой коллекции уже не будет. Поэтому при расчете заказа следует учитывать предпочтения постоянных покупателей», — подчеркивает Алексей Голяков. Именно для этого так внимательно отслеживается история покупок. Если постоянные потребители консервативны, то, соответственно, имеет смысл формировать заказы из классических вещей, даже если мода диктует «милитари» или «секси». Если же они ориентируются на новинки, нужно поставлять остромодный товар, и только тогда сформируется стабильная клиентская база. Даже одна и та же марка в нескольких точках продается по-разному в зависимости от района.
Внимательное отношение к клиентам — важная особенность работы модных магазинов. Принято заводить специальные карты клиентов, которые информационно очень сильно отличаются от обычных. В них отслеживается история потребителя по его покупкам. В эту карту вкладывается масса информации, чтобы изучить вкусы и побудить человека к следующей покупке: с какими скидками он покупает, в каких
рекламных акциях участвует. Это такие необычные формы продажи, как директ-маркетинг — персональное обращение к конкретному клиенту. Извещение его о новых коллекциях, предоставление персональных скидок, к дню рождения, учет состава семьи.
Механизмы, реализованные в новых программах, позволяют проводить точно сфокусированные маркетинговые мероприятия, направленные на отдельные подгруппы покупателей, обеспечивая постоянное наличие измеряемых показателей хода работы (в том числе с дисконтными, собственными кредитными картами), синхронизацию работы всех задействованных подразделений. «Модуль менеджмента скидок позволяет отслеживать более 20 одновременно предоставляемых скидок: их можно сочетать друг с другом, придумывать целые цепочки маркетинговых акций. А главное, чтобы технология была проста в использовании и понятна сотрудникам всех уровней — от директора до простого продавца», — говорит Любовь Рыбакова.





 

Штрих и код

В пик сезона у касс возникают очереди, и клиентам приходится подождать, прежде чем они смогут оплатить выбранные ими товары и унести покупки с собой. Для бутика это совершенно недопустимо. Оптимизации учета находящегося в торговом зале товара, независимо от величины ассортимента, сегодня способствует штриховое кодирование. Автоматическая идентификация товаров, во-первых, повышает надежность вводимой информации. Допустим, магазин использует систему автоматизации, в которой предусмотрен только ввод данных с клавиатуры. По статистике, такая технология дает в среднем одну ошибку на тысячу вводимых символов. Метод же автоматической идентификации на основе штрих-кодов позволяет достичь куда более высокой надежности (на 32 млн. считываемых символов приходится в среднем одна ошибка). Кроме того, полностью контролируются недобросовестные продавцы и кассиры: если штриховых кодов на товарах нет, то можно легко переклеить ярлыки с ценой и заставить покупателя платить за товар больше. В случае автоматической идентификации такое не пройдет. Вводимая посредством сканера информация обрабатывается POS-терминалом, и тот выдает чек с указанием стоимости каждой покупки, определенной руководством торговой точки. Как утверждают специалисты, наиболее ощутимый эффект система штрих-кодирования приносит, когда подобную маркировку имеют 90-95% всех товаров.

 

Один из способов планирования рекламной акции ориентирован на период действия коллекции. Например, в магазин поступает коллекция «Зима — 2005». В феврале планируется рекламная акция, во время которой с 1 по 10 февраля устанавливается скидка 5%, с 11 по 28 февраля — 8%, а дальше 30 или 50%. Настройка этих параметров возможна уже в самом начале работы с коллекцией. Можно спланировать акцию и по проценту остатка товара в магазине. В таком случае информационная система анализирует остатки товара и в зависимости от их количества предлагает установить ту или иную скидку. Например, когда в магазине останется 20% товаров из коллекции «Зима — 2005», то скидка составит 15%, если товара менее 10% — скидка увеличивается. Значения скидок и проценты остатка товара, при которых заданные скидки вступают в действия, устанавливаются на усмотрение владельцев магазина. Скидки на разные товары из коллекции могут отличаться друг от друга. Основными преимуществами пользования подобными системами является упорядочение торговой деятельности на основе всестороннего анализа товародвижения по всем возможным распределенным базам торговой сети. В конечном итоге, использование данного подхода позволяет торговому предприятию оптимизировать состояние складских запасов, структурировать взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, поддерживать загрузку торговых площадей, что приводит к повышению оборачиваемости товарных запасов.

Выбирая варианты

Особой группы компаний, которые занимаются исключительно автоматизацией бутиков, не существует. Здесь работают те же компании, что заняты комплексной автоматизацией торговых предприятий. Но не у всех есть специализированные системы для fashion рынка. Типовые программные решения можно разделить на системы с открытой и закрытой архитектурой. Первый вариант подразумевает масштабируемость — от бутика или магазина, универмага или торгового дома до сети магазинов с региональными офисами и складами. Как правило, это сетевые решения, подчас с выделенным центром управления. Второй вариант — программное обеспечение для одиночных магазинов. Стоимость готового проекта зависит от запросов покупателя и складывается из стоимости торгового оборудования, программного обеспечения, внедрения, а также обучения персонала и сервисного обслуживания. Если делать расчет на одно рабочее место, то она составит от $2500 до 7000. Хотя основную ценность имеет сама система, а количество точек может увеличиваться до бесконечности. Например, при установке системы в сети «Боско ди Чильеджи» разработчикам пришлось автоматизировать 20 магазинов в Москве, центральный офис, удаленные склады — всего около 100 рабочих мест. Стоит отметить, что чем солиднее ритейлер, тем дороже он заказывает продукт и, как следствие, с большим количеством индивидуальных настроек под специфику своей сети. Если позволяют средства и время, то ритейлер может заказать компании-разработчику индивидуальную систему. В этом случае программное обеспечение пишется под бизнес-процессы конкретного ритейлера. Как правило, подобные услуги очень дороги и не всегда экономически оправданы; к тому же на этот вариант уходит достаточно много времени — от шести месяцев до года. Программа, написанная непосредственно под конкретный бизнес, обойдется в несколько десятков тысяч долларов без учета стоимости оборудования. Но иногда нет смысла «изобретать велосипед», если на рынке есть готовые специализированные решения. «Разочаровавшись в западном продукте, наша сеть с 1997 года пользовалась индивидуальной программой, написанной специально для нашей компании. Но со временем система устарела: вести с ее помощью такое управление торговыми процессами, как нам хотелось бы, а также должным образом поддерживать логистику стало весьма проблематично, — рассказывает Александр Плюхин. — С увеличением количества магазинов цепочки товародвижения становились все сложнее, и было принято решение перейти на новую технологию. Поиски были серьезны. Но в конечном итоге мы убедились в рациональности установки специализированного типового решения для модных магазинов». Как подчеркивает Любовь Рыбакова, сейчас на рынке представлены готовые специализированные системы автоматизации, в которых уже учтены все особенности организации продаж формата fashion: «Вы получаете не просто программу, вы получаете готовые бизнес-процесс успешных компаний модного рынка. Все, что вам необходимо, — это выбрать те технологии, которые подходят именно вам. Коробочное решение, которое можно настроить под любой формат, будь то бутик, супермаркет или продовольственный магазин, несмотря на всю его ценовую привлекательность, обернется для заказчика несколькими месяцами настройки. А ненужные функции, непременно присутствующие в неспециализированных программах, утяжеляют систему. И то, и другое неприемлемо. Упущенное время может дорого стоить компании». Плюсом подобных систем можно считать короткий срок внедрения, который составляет от недели до двух месяцев, так как они уже отлажены под конкретные бизнес-процессы.

← Назад к списку публикаций